ZIJ werving & selectie
Bestuurssecretaresse
Als bestuurssecretaresse ben je de verbindende factor tussen het Bestuur, de Raad van Commissarissen, en de externe partners, waaronder ondernemers, universiteiten en ministeries. Als bestuurssecretaresse vervul je een essentiële rol in de dagelijkse ondersteuning van het management en de coördinatie van bestuurszaken. Je neemt een breed scala aan administratieve en organisatorische verantwoordelijkheden op je, en hoe meer kennis je hebt, hoe uitgebreider je takenpakket kan worden. In deze functie ben je dé spil voor wat betreft de communicatie tussen de verschillende stakeholders. Je hebt hier met ontzettend veel verschillende stakeholders te maken.
In de rol van bestuurssecretaresse ondersteun je het managementteam bij zowel operationele als strategische taken. Je coördineert en beheert de agenda’s, afspraken en vergaderingen, zowel intern als extern, zodat alles soepel verloopt. Voor de bestuurs- en commissarissenvergaderingen bereid je alles tot in de puntjes voor: van het opstellen van de agenda en het verzamelen van relevante documenten tot het doen van achtergrondonderzoek. Tijdens de vergaderingen leg je de besproken punten en besluiten vast, en zorg je ervoor dat actiepunten goed worden opgevolgd met alle betrokkenen. Als bestuurssecretaresse onderhoud je actief het contact met het bestuur en de raad van commissarissen en stel je heldere rapportages en updates op. Daarnaast help je het managementteam door rapporten en documenten voor hen op te stellen.
Je houdt het e-mailverkeer strak georganiseerd en geeft prioriteit aan de berichten die meteen aandacht nodig hebben. Ook ben je verantwoordelijk voor het goed beheren van het digitale archief en de documentatie, zodat alle informatie altijd gestructureerd en toegankelijk is.
Naast deze taken draag je bij aan het organiseren en uitvoeren van projecten en evenementen binnen het programma. Door data en trends te analyseren, help je het management bij het nemen van weloverwogen beslissingen. Met jouw rol als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten ben je een professioneel en representatief gezicht voor de organisatie.
Bedrijf
Deze organisatie ondersteunt bij het op de markt brengen van biotechnologische ontdekkingen in Nederland. +/- 60 werknemers te Utrecht.
Cultuur
Ze werken hier allen zeer gepassioneerd en gefocust op innovatie, impact maken en verbetering van onze leefomgeving en gezondheid. Informeel, nuchter en oprechte interesse in elkaar.
Bestuurssecretaresse; waarom past deze functie bij jou?
Je hebt een afgeronde hbo- of wo-opleiding, bij voorkeur in een relevant vakgebied, en minimaal 5 jaar ervaring in een ondersteunende functie binnen een dynamische werkomgeving. Je bent sterk in organiseren, houdt van samenwerken en netwerken, en je weet zelfstandig problemen op te lossen. Verder werk je proactief en servicegericht, met uitstekende kennis van MS Office en een affiniteit voor digitale tools. Ervaring met processen binnen ministeries, en organisaties zoals universiteiten, UMC’s en hogescholen is een pre. Interesse in de biotechnologie of gezondheidszorg is een pluspunt. Goede kennis van de Nederlandse en Engelse taal.
Wat zij jou bieden als Bestuurssecretaresse
Zij bieden een inspirerende werkomgeving in een sector die volop groeit en in ontwikkeling is. Hier krijg je de kans om impact te maken en een wezenlijke bijdrage te leveren aan innovatieve projecten. Je werkt samen met een enthousiast en gemotiveerd team, hebt ruimte voor persoonlijke groei en ontwikkeling, en kunt flexibel werken, inclusief de mogelijkheid om maximaal twee dagen per week vanuit huis te werken. Het salaris is marktconform en bespreekbaar. We kijken graag naar jouw kennis, ervaring en de wensen die je hebt qua salaris. In een persoonlijk gesprek kunnen wij dit toelichten. Qua werkzame uren zijn deze bespreekbaar. Hoe meer kennis je meebrengt, hoe meer je kan oppakken. Het is hier mogelijk om jouw eigen functie te creëren in de uren die jou het beste uitkomen. Het kantoor is zeer goed met het OV bereikbaar en ligt zeer centraal bij Utrecht Centraal. Een NS Business Card is voor jou al geregeld.
Als je via ZIJ een nieuwe baan vindt dan ontvang je van ons een cadeaubon naar keuze ter waarde van €100. Je kan o.a. kiezen voor een nieuwe garderobe voor jouw eerste werkdag, nog even die training/workshop te volgen voor extra kennis of even heerlijk ontspannen tijdens een weekendje weg zodat jij fris aan jouw nieuwe avontuur kan beginnen.
Interesse Bestuurssecretaresse
Heb je interesse in deze vacature of wil je meer weten? Stuur dan een mail naar info@zijmaakthetverschil.nl of bel naar Catalijn van der Meulen-Suidman van ZIJ op telefoonnummer 020 6888 499. We ontvangen graag jouw CV. Heb je nog geen up-to-date CV, is dat geen probleem, dat kan altijd later. We vinden het leuk te horen waarom deze vacature jou aanspreekt!
Binnen één week ontvang je een reactie op jouw mail. Dit kan zowel telefonisch als via mail gebeuren (houd hiervoor ook jouw spam in de gaten).
ZIJ is hét werving & selectiebureau voor secretarieel en administratief personeel binnen de advocatuur, zakelijke dienstverlening en consultancy. Voor bovenstaand bedrijf nemen wij de voorselectie van de juiste kandidaat uit handen. Kijk gerust eens op onze site www.zijmaakthetverschil.nl voor meer informatie over ZIJ. Je kunt ons ook volgen via LinkedIn, Instagram (zij.maakthetverschil) en Facebook om op de hoogte te blijven omtrent de laatste vacatures en updates.
